Der grosse Vorteil von PDFs ist, dass diese auf jedem Computer-System gleich dargestellt werden. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, und Präsentations-Dateien werden je nach Betriebssystem (Windows, Mac, Linux, etc.), Software (Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, LibreOffice, etc.) und installierten Schriftarten unterschiedlich angezeigt.
Wenn Word-, Excel-, PowerPoint- oder OpenDocument-Dateien auf der Website zum Download eingebunden werden, kann der Eindruck entstehen, dass beim Bearbeiten dieser Dateien die Änderungen auch für andere Nutzer sichtbar würden. Dies ist nicht der Fall, da die Datei beim Download auf den Computer des Benutzers kopiert wird, und somit beim Bearbeiten nur die lokale Kopie verändert wird, nicht aber das Original auf der Website.
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